Qu’est-ce que la gestion des voyages événementiels et pourquoi les événements d’entreprise mondiaux en ont-ils besoin ?

La gestion des voyages événementiels est la planification et la prestation coordonnées des voyages, de l’hébergement, du transport terrestre, des informations aux invités et de l’assistance aux voyageurs pour les personnes participant à un événement d’entreprise.

Elle relie le trajet à l’événement lui-même. Plutôt que de demander aux délégués d’organiser leurs propres vols et hôtels séparément, la gestion des voyages événementiels regroupe les réservations, les listes de répartition des chambres, les transferts, l’enregistrement, les communications et l’assistance sur place dans un programme coordonné unique.

Cela devient particulièrement important pour les conférences internationales, les programmes de motivation, les réunions d’entreprise et autres grands événements d’entreprise impliquant des personnes venant de différents lieux.

Lorsque ces éléments sont gérés séparément, de petits changements peuvent rapidement créer des problèmes plus vastes. Un vol retardé affecte un transfert aéroport. Une arrivée tardive modifie une liste de chambres d’hôtel. Une annulation de délégué peut affecter les engagements d’hébergement, le nombre de repas et l’enregistrement à l’événement.

Une bonne gestion des voyages événementiels offre aux organisateurs une vue unique de l’ensemble du parcours des invités, les aidant à contrôler les coûts, à gérer les changements et à offrir une expérience plus cohérente.

En quoi la gestion des voyages événementiels diffère-t-elle de la planification d’événements ?

La planification d’événements se concentre sur l’objectif, le contenu et l’expérience d’un événement. Elle peut inclure la sélection du lieu, la conception du programme, la production, les conférenciers, la restauration, le divertissement et l’image de marque.

La gestion des voyages événementiels se concentre sur la manière dont les délégués se rendent à l’événement, l’endroit où ils séjournent et la manière dont ils se déplacent tout au long du programme.

Les deux domaines sont étroitement liés. Le choix de la destination affecte la disponibilité des vols. Le lieu détermine quels hôtels sont adaptés. L’ordre du jour de la conférence influence les horaires de transfert, tandis que les heures d’arrivée peuvent affecter le moment où l’événement doit commencer.

Pour cette raison, le voyage ne doit pas être ajouté après que le programme plus large de l’événement a déjà été convenu.

Un partenaire événementiel intégré peut relier :

• La recherche de destinations et de lieux
• Les voyages individuels et de groupe
• Hébergement
• L’enregistrement des invités
• Le transport terrestre
• Les communications événementielles
• Le soutien sur place
• Développement durable
• Les rapports financiers

ATPI Events soutient les événements internationaux, de la recherche initiale et la conception du programme jusqu’à l’approvisionnement, la logistique, la gestion sur place et l’analyse post-événement.

Pourquoi les événements mondiaux nécessitent-ils une gestion spécialisée des voyages ?

Une réunion locale impliquant un petit nombre d’employés peut nécessiter des arrangements relativement simples.

Un événement d’entreprise mondial est différent. Les délégués peuvent voyager depuis des dizaines de pays, en utilisant différentes compagnies aériennes, types de tarifs et documents d’entrée. Ils peuvent avoir des dates d’arrivée, des besoins d’hébergement et des exigences de voyage ultérieur variés.

L’organisateur peut également gérer :

• Des employés
• Des cadres dirigeants
• Les conférenciers
• Des clients et prospects
• Des partenaires et fournisseurs
• Des VIP
• Des représentants des médias
• Du personnel événementiel
• Des invités ayant des besoins d’accessibilité ou des exigences alimentaires

Certains voyageurs peuvent réserver via un programme de voyage d’entreprise. D’autres peuvent avoir besoin de vols de groupe, de voyages en train ou d’arrangements d’affrètement. Certains délégués pourraient prolonger leur séjour ou poursuivre leur voyage pour affaires.

Sans processus centralisé, les organisateurs peuvent rapidement perdre de la visibilité sur qui voyage, quand ils arriveront et si leurs arrangements correspondent au calendrier de l’événement.

La recherche et la faisabilité doivent passer en premier

Une gestion efficace des voyages événementiels commence avant que les vols ou les hôtels ne soient réservés.

La première étape consiste à comprendre si la destination et le programme proposés peuvent raisonnablement accueillir le groupe.

La recherche doit tenir compte de :

• L’accessibilité par avion et par train
• La capacité de sièges disponible
• Les temps de trajet et les correspondances
• Les exigences en matière de visa et d’entrée
• La disponibilité des hôtels et des lieux
• Les distances entre les aéroports, les hôtels et les lieux
• La capacité de transport locale
• L’accessibilité
• La demande saisonnière
• Le risque lié à la destination
• Les coûts probables

Une destination peut paraître attrayante sur le plan créatif, mais être difficile ou coûteuse à atteindre pour la majorité des délégués. De même, un lieu peut convenir au programme de l’événement mais manquer d’hébergement approprié à proximité.

Une analyse de faisabilité précoce permet aux organisateurs de comparer les options basées sur l’ensemble de l’événement plutôt que de considérer séparément les voyages, les lieux et l’hébergement.

Le processus de gestion d’événements d’ATPI comprend des évaluations d’accessibilité, de disponibilité et de faisabilité conçues pour identifier les limites, élaborer des estimations de coûts initiales et créer une liste restreinte de fournisseurs appropriés.

Centraliser les informations sur les délégués

Les événements internationaux génèrent des quantités importantes d’informations sur les invités.

Les organisateurs peuvent avoir besoin de collecter :

• Les noms et coordonnées
• Des lieux de départ
• Les préférences de vol ou de train
• Les informations de passeport
• Les exigences alimentaires
• Les exigences d’accessibilité
• Les choix d’hôtels
• Les heures d’arrivée et de départ
• Les contacts d’urgence
• Les sélections de sessions
• Les exigences de transfert

La gestion de ces informations via des feuilles de calcul déconnectées et des conversations par e-mail augmente le risque d’erreurs, de doublons et de données obsolètes.

Un système d’enregistrement centralisé peut collecter les informations nécessaires tant pour l’événement que pour le voyage. Il peut également offrir aux délégués un lieu unique pour soumettre leurs préférences, faire des sélections et consulter les mises à jour.

ATPI EventsHub combine les invitations, l’enregistrement, les informations de voyage, les communications et le suivi en temps réel au sein d’une plateforme unique de gestion des invités. Les organisateurs peuvent voir les informations en direct, tandis que les participants peuvent accéder à leur programme personnel et aux détails de leur voyage via une application événementielle.

La technologie ne doit pas remplacer le service personnalisé, mais elle peut réduire l’administration manuelle et donner à l’équipe événementielle une source unique d’informations précises.

Coordonner les voyages en avion et en train

Le voyage des délégués peut impliquer des réservations individuelles, des voyages de groupe, des services d’affrètement ou une combinaison des trois.

L’approche la plus appropriée dépendra de :

• La taille du groupe
• Des lieux de départ
• De la capacité disponible
• Du budget
• Du délai de réservation
• Des exigences de flexibilité
• Des politiques de voyage de l’entreprise
• Des horaires de l’événement

Le voyage doit être coordonné avec le programme. Les organisateurs doivent savoir si les participants peuvent arriver avant la session d’ouverture et si un délai suffisant a été prévu entre la fin de l’événement et le départ.

Un tarif aérien inférieur peut ne pas représenter une bonne valeur s’il nécessite une nuit d’hôtel supplémentaire, un transfert privé ou une correspondance peu pratique.

Les arrangements de groupe peuvent offrir une meilleure coordination, mais ils nécessitent également une gestion rigoureuse des noms, des délais d’émission des billets et des listes de délégués changeantes.

Un partenaire spécialisé dans les voyages événementiels peut comparer ces options tout en gardant en vue le programme global, l’expérience des délégués et le coût total.

L’hébergement de groupe, c’est plus que la réservation de chambres

L’hébergement est l’une des parties les plus importantes et les plus complexes de la gestion des voyages événementiels.

Les organisateurs peuvent avoir besoin de garantir des blocs de chambres importants avant de connaître le nombre final de participants. Ils doivent équilibrer le besoin d’engagement de l’hôtel avec le besoin de flexibilité de l’entreprise.

La planification de l’hébergement peut inclure :

• La recherche et la passation de contrats avec les hôtels
• Les négociations de blocs de chambres
• La gestion des listes de chambres
• Différentes catégories de chambres
• L’hébergement VIP
• Des chambres accessibles
• Les arrivées précoces et les départs tardifs
• Les conditions d’attrition et d’annulation
• Les changements de noms des invités
• L’espace de réunion et d’événement
• La proximité du lieu
• Le transport entre les hôtels et l’événement

Pour une conférence de vente internationale impliquant 270 délégués, il a été demandé à ATPI de garantir plus de 250 chambres à proximité du lieu avec un délai de seulement trois semaines. Les chambres ont été organisées dans cinq hôtels, avec des conditions flexibles permettant d’ajuster l’inventaire en fonction de l’évolution des besoins des délégués.

La plateforme d’enregistrement a permis aux participants de choisir leur hébergement, tandis que l’équipe événementielle a pu surveiller la disponibilité et minimiser les frais d’annulation inutiles.

Sur un programme d’entreprise plus vaste, ATPI a coordonné environ 1 380 chambres dans neuf hôtels à Amsterdam et dans la région environnante. Cela impliquait des allocations de chambres, des listes d’invités, des horaires d’arrivée changeants et une assistance sur place dans chaque établissement.

À cette échelle, l’hébergement n’est pas une tâche de réservation d’hôtel distincte. C’est un programme logistique en direct.

Le transport terrestre relie chaque partie de l’événement

Les vols et les hôtels reçoivent souvent le plus d’attention, mais le transport terrestre relie l’ensemble du parcours des invités.

Cela peut inclure :

• Les transferts aéroport et gare
• Les navettes d’hôtel
• Les déplacements vers le lieu de l’événement
• Les événements en soirée
• Les activités hors site
• Le transport VIP
• Les véhicules accessibles
• Le transport des bagages
• Les transferts de départ

La planification des transports dépend d’informations précises. Si les vols sont retardés ou si les délégués changent d’hôtel, les horaires des véhicules peuvent également devoir changer.

Les organisateurs doivent tenir compte de la capacité des véhicules, du trafic local, de l’espace pour les bagages, de l’accessibilité, de la disponibilité des chauffeurs et de la distance entre les différents lieux de l’événement.

Pour un événement impliquant plus de 1 000 participants, les équipes sur place d’ATPI ont travaillé sur le lieu de l’événement et dans neuf hôtels, tandis que les données des invités en direct ont aidé les fournisseurs de transport à répondre aux changements d’heures d’arrivée et aux déplacements des participants.

Lors d’un programme d’accueil pour la finale de l’UEFA Champions League, ATPI a géré les voyages, les hôtels et les transports pour 357 invités de sponsors. Lorsqu’un trafic intense a affecté le plan de bus initial, les participants ont été informés via l’application de l’événement et des véhicules plus petits ont été introduits pour maintenir les invités en mouvement.

Cela démontre pourquoi le transport terrestre nécessite à la fois une préparation détaillée et la capacité de s’adapter pendant l’événement.

Une communication claire façonne l’expérience des délégués

Les délégués ne devraient pas avoir à chercher dans plusieurs e-mails pour comprendre où ils séjournent, quand leur transfert part ou où ils doivent se trouver ensuite.

Les communications événementielles doivent fournir des informations claires et personnalisées avant, pendant et après le programme.

Cela peut inclure :

• Les confirmations de réservation
• Les itinéraires de voyage
• Les détails de l’hôtel
• Les instructions de transfert
• Les informations sur le lieu
• Les agendas personnels
• Les codes vestimentaires
• Coordonnées
• Les mises à jour d’urgence
• Les changements d’horaires
• Les notifications push

L’information doit être pertinente pour l’individu. Un conférencier, un VIP ou un hôte d’événement peut avoir besoin d’instructions différentes de celles d’un participant général.

Pour la conférence internationale CSM, ATPI a développé un site web de marque, une plateforme d’enregistrement et une application mobile qui ont permis aux participants d’accéder à l’ordre du jour, aux conférenciers, aux informations sur l’hôtel, aux plans de table et aux mises à jour des départs en direct.

Une bonne communication rend l’événement plus simple, même lorsque l’opération derrière lui est très complexe.

Le soutien sur place transforme les plans en réalité

Un plan détaillé est essentiel, mais les événements se déroulent rarement exactement comme prévu.

Les délégués arrivent tôt ou tard. Les noms changent. Les hôtels reçoivent des demandes inattendues. Les horaires de transport bougent et les participants ont besoin d’aide pour trouver le bon endroit.

Les équipes sur place constituent un point de contact visible et aident à résoudre ces problèmes avant qu’ils n’affectent le programme global.

Le soutien peut inclure :

• L’accueil à l’aéroport
• Des comptoirs d’accueil dans les hôtels
• L’enregistrement et la collecte des badges
• La coordination des transferts
• L’assistance aux délégués
• Le soutien VIP
• La gestion des fournisseurs
• Le support pour l’application de l’événement
• La réponse d’urgence
• Les changements de voyage de dernière minute

ATPI peut nommer des gestionnaires de programme, des accompagnateurs et des hôtes, en plus de briefer le personnel et les fournisseurs avant le début de l’événement.

Pour l’événement impliquant 1 380 chambres, ATPI a placé des accompagnateurs dans les neuf hôtels tandis qu’une autre équipe s’occupait de l’enregistrement, des mouvements de bagages et de l’application de l’événement sur le lieu principal.

Le soutien sur place le plus réussi semble souvent invisible. Les délégués vivent simplement une arrivée fluide, reçoivent des informations claires et une assistance rapide lorsqu’ils en ont besoin.

Gérer les perturbations et le devoir de diligence

Le voyage événementiel est vulnérable aux mêmes perturbations que tout voyage international, notamment :

• Les annulations de vols
• Les perturbations ferroviaires
• Les conditions météorologiques extrêmes
• Les mouvements sociaux
• Les incidents de sécurité
• La perte de bagages
• La maladie
• La défaillance d’un fournisseur
• Les changements au programme de l’événement

La différence est que les perturbations peuvent affecter de nombreux délégués simultanément et créer des problèmes en cascade au niveau de l’hébergement, du transport et du calendrier de l’événement.

Les organisateurs ont besoin de processus clairs pour :

• Surveiller les mouvements des voyageurs
• Contacter les participants concernés
• Réserver à nouveau les voyages
• Mettre à jour les prestataires de transfert
• Informer les hôtels
• Modifier les informations d’enregistrement
• Signaler les incidents importants
• Soutenir les voyageurs en dehors des heures de travail normales

Le devoir de diligence doit donc être lié au processus de gestion des invités et de planification des événements, plutôt que d’être géré de manière isolée.

Un partenaire de voyage centralisé peut offrir aux organisateurs une visibilité sur les voyageurs concernés tout en coordonnant les changements entre les différents fournisseurs impliqués.

Le contrôle des coûts nécessite une visibilité sur l’ensemble du programme

Le prix individuel le plus bas ne produit pas toujours le coût global de l’événement le plus bas.

Un hôtel moins cher plus éloigné du lieu peut nécessiter plus de transferts. Un tarif aérien restrictif peut entraîner des frais de modification onéreux. Conserver trop de chambres crée un risque d’annulation, tandis qu’en garantir trop peu peut forcer les délégués à se loger plus tard dans des établissements plus chers.

La gestion des voyages événementiels aide les organisations à comprendre le coût total des :

• Vols et trains
• Hébergement
• Transferts
• Exigences relatives au lieu
• Personnel sur place
• Technologie
• Changements et annulations
• Frais de fournisseurs

Les budgets doivent être surveillés tout au long du programme plutôt que d’être rapprochés seulement après l’événement.

Après la prestation, les organisateurs doivent recevoir des rapports clairs couvrant les dépenses, les économies, les annulations et la performance des fournisseurs.

Les services événementiels d’ATPI comprennent l’élaboration de budgets, le rapprochement financier et l’analyse post-événement conçus pour fournir des rapports précis et des informations exploitables.

La durabilité doit faire partie de la planification des voyages événementiels

Le voyage est souvent l’un des plus grands contributeurs à l’empreinte environnementale d’un événement, mais il doit être considéré parallèlement à l’hébergement, aux lieux, à la restauration et au transport local.

Les organisateurs d’événements peuvent explorer :

• Des destinations avec des liaisons ferroviaires plus solides
• Des vols directs lorsque cela est possible
• Un transport de groupe coordonné
• Des hôtels proches du lieu
• Des transferts aéroport partagés
• Des options de véhicules à faibles émissions
• Une restauration locale et saisonnière
• Une réduction des déchets événementiels
• Une mesure précise des émissions

La bonne décision dépendra de l’événement. La durabilité, l’accessibilité, la sécurité, le coût et l’expérience des délégués peuvent parfois nécessiter des compromis.

Des données fiables permettent aux organisateurs de comprendre ces décisions plutôt que de se fier à des hypothèses générales.

L’approche des événements durables d’ATPI peut mesurer le voyage parallèlement aux composants de l’événement tels que le transport local, l’énergie du lieu et la restauration. Les résultats peuvent ensuite éclairer des recommandations de réduction pratiques et des rapports post-événement.

Quand une organisation a-t-elle besoin d’un partenaire de gestion des voyages événementiels ?

Un soutien spécialisé devient particulièrement précieux lorsque :

• Les délégués voyagent à l’échelle internationale
• L’événement implique plusieurs centaines ou milliers de participants
• Plusieurs hôtels sont nécessaires
• Les invités ont des besoins de voyage et de service différents
• L’événement comprend des VIP ou des clients externes
• Des voyages de groupe ou d’affrètement peuvent être nécessaires
• Le programme implique plusieurs lieux
• L’équipe organisatrice a une capacité interne limitée
• Une perturbation du voyage pourrait affecter des sessions critiques
• L’organisation a besoin de rapports centralisés
• L’événement a lieu de manière répétée ou sur plusieurs marchés

Un partenaire spécialisé peut prendre en charge le programme de voyage et de logistique connecté, permettant à l’équipe interne de se concentrer sur le contenu, le public et les objectifs commerciaux de l’événement.

Que doit couvrir un prestataire de gestion des voyages événementiels ?

Un service complet de gestion des voyages événementiels doit être capable de soutenir :

1. La recherche de faisabilité et de destination
   Évaluation de l’accès, de la capacité, de l’hébergement, des lieux, des fournisseurs, des risques et des coûts.
2. La recherche et la réservation de voyages
   Coordination des vols, du train, des voyages de groupe et des arrangements d’affrètement.
3. La gestion de l’hébergement
   Négociation des blocs de chambres et gestion des listes de chambres, des changements et des annulations.
4. L’enregistrement et les données des invités
   Collecte d’informations précises via un processus centralisé et sécurisé.
5. Le transport terrestre
   Liaison entre les aéroports, les gares, les hôtels, les lieux et les activités de l’événement.
6. Les communications aux délégués
   Fourniture d’itinéraires personnalisés, d’instructions et de mises à jour en direct.
7. La technologie
   Offrir aux participants et aux organisateurs l’accès à des informations fiables et en temps réel.
8. Le devoir de diligence
   Surveillance des voyages et réponse en cas de perturbation.
9. La prestation sur place
   Fourniture d’un soutien local, d’hôtes et coordination des fournisseurs.
10. Les rapports financiers et de durabilité
    Offrir à l’organisation une visibilité sur les coûts, la performance et l’impact environnemental.

Le regroupement de ces domaines réduit le nombre de fournisseurs déconnectés et donne à l’organisateur une maîtrise plus claire de l’ensemble du parcours des invités.

Foire aux questions

Que comprend la gestion des voyages événementiels ?

La gestion des voyages événementiels peut inclure les vols, le train, l’hébergement, le transport terrestre, l’enregistrement, les communications aux voyageurs, le devoir de diligence, l’assistance sur place et les rapports financiers.

La gestion des voyages événementiels est-elle la même chose que la gestion d’événements ?

Non. La gestion d’événements couvre la conception et la réalisation complètes d’un événement. La gestion des voyages événementiels coordonne spécifiquement la manière dont les délégués atteignent la destination, l’endroit où ils séjournent et la manière dont ils se déplacent tout au long du programme. Les deux services peuvent être gérés ensemble.

Qui utilise la gestion des voyages événementiels ?

Elle est couramment utilisée par les entreprises organisant des réunions internationales, des conférences, des programmes de motivation, des lancements de produits, des événements d’accueil et de grands rassemblements d’employés.

Comment la gestion des voyages événementiels améliore-t-elle l’expérience des délégués ?

Elle offre aux participants des informations claires, des réservations coordonnées et un accès à une assistance tout au long du voyage. Cela réduit l’incertitude et permet aux délégués de se concentrer plus facilement sur l’événement.

La gestion des voyages événementiels peut-elle réduire les coûts ?

Oui. Une gestion centralisée peut améliorer les négociations avec les fournisseurs, réduire le nombre de chambres d’hôtel inutilisées, coordonner les transferts plus efficacement et offrir une plus grande visibilité sur les coûts de modification et d’annulation.

La gestion des voyages événementiels inclut-elle l’hébergement de groupe ?

Oui. L’hébergement de groupe est souvent l’un de ses composants les plus importants, en particulier lorsqu’un événement nécessite plusieurs hôtels, différents types de chambres ou des listes de chambres changeant fréquemment.

La gestion des voyages événementiels peut-elle soutenir les invités VIP ?

Oui. Les arrangements VIP peuvent inclure des voyages haut de gamme, des transports de direction, des itinéraires personnalisés, des services d’accueil, un hébergement soigneusement sélectionné et une assistance dédiée aux voyageurs.

Les émissions liées aux voyages et aux événements peuvent-elles être mesurées ensemble ?

Oui. Les données de voyage peuvent être combinées avec des informations relatives à l’hébergement, aux lieux, au transport et à d’autres composants de l’événement pour fournir une vue plus complète de l’impact environnemental de l’événement.

Relier l’intégralité du parcours des invités

Le succès des événements d’entreprise dépend de plus que ce qui se passe à l’intérieur du lieu.

Chaque participant doit atteindre la destination, trouver le bon hôtel, recevoir des informations précises et se déplacer entre chaque partie du programme. Lorsque ces arrangements sont déconnectés, l’organisateur porte le fardeau de tout rassembler.

La gestion des voyages événementiels relie l’intégralité du parcours.

En combinant les voyages, l’hébergement, les données des invités, le transport, la technologie et le soutien sur place, les organisations peuvent réduire la complexité tout en offrant une expérience plus cohérente et précieuse pour chaque participant.